Είμαστε από τους τυχερούς: όλο μας το “γραφείο” βρίσκεται κυριολεκτικά μέσα σε έναν υπολογιστή. Όπου κι αν βρίσκεται αυτός ο υπολογιστής, εκεί μπορεί να είναι και το γραφείο μας! Γι’ αυτόν τον λόγο η ομάδα μας πάει το… εργασιακό περιβάλλον ένα βήμα παραπέρα, καθώς πλέον μπορούμε να δουλεύουμε απομακρυσμένα για ορισμένες μέρες το μήνα, από οπουδήποτε θέλουμε!
Παρακάτω θα σου παρουσιάσω τόσο τα οφέλη που μπορεί να έχει η πρακτική της απομακρυσμένης εργασίας για εσένα και την ομάδα σου, όσο και τον τρόπο με τον οποίο την εφαρμόζουμε εμείς, ώστε να πάρεις μερικές ιδέες για να ξεκινήσεις.
Τα οφέλη της απομακρυσμένης εργασίας
1. Αύξηση της παραγωγικότητας για το προσωπικό
Έχει παρατηρηθεί ότι όσοι εργάζονται remotely αυξάνουν την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά τους. Βάσει έρευνας, το 30% των εργαζομένων που δούλευαν remotely δήλωσαν ότι κατάφεραν να πετύχουν περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, ενώ το 24% δήλωσε ότι πέτυχε περισσότερα στον ίδιο χρόνο εργασίας.
Είτε δουλεύεις από το σπίτι, είτε από κάποιο άλλο μέρος (βιβλιοθήκη, καφέ κ.λπ.) οι περισσότεροι παράγοντες που σου αποσπούν την προσοχή στο γραφείο εξαφανίζονται. Η φασαρία από το διπλανό τμήμα, η κουβέντα που έχουν πιάσει οι συνάδελφοι στο διάδρομο, οι ερωτήσεις που είναι πιθανό να σε διακόπτουν συχνά… όλα αυτά περιορίζονται σημαντικά, με αποτέλεσμα να συγκεντρώνεσαι καλύτερα και να αυξάνεις την παραγωγικότητα σου!
2. Μείωση του stress και ενίσχυση του ηθικού
Σύμφωνα με μία άλλη έρευνα:
- το 82% όσων εργάζονταν remotely παρουσίασαν χαμηλότερα ποσοστά άγχους
- το 80% δήλωσε αυξημένο ηθικό και
- το 69% εμφάνισε μικρότερο ποσοστό απουσίας από τη δουλειά για ψυχολογικούς λόγους (“δεν έχω διάθεση να πάω στο γραφείο σήμερα”).
Το μυστικό είναι πως νιώθεις ότι δουλεύεις με έναν τρόπο που ταιριάζει κυρίως σ’ εσένα και έπειτα στην ίδια την εταιρία. Επίσης, η επιτακτική ανάγκη της παρουσίας σου στο γραφείο αποτελεί έναν στρεσσογόνο παράγοντα -όπως όταν πήγαινες στο σχολείο!
3. Περισσότερη ελευθερία στις επιλογές
Είναι πολύ σημαντικό να έχεις επιλογές στην εργασία σου, να μην αισθάνεσαι ότι υπάρχουν καταναγκαστικοί κανόνες. Ένα παράδειγμα είναι ο τρόπος με τον οποίο θα ντυθείς. Στην Top.Host δεν έχουμε κανόνες σχετικά με την ενδυμασία, μπορούμε να φορέσουμε οτιδήποτε μέσα στο οποίο νιώθουμε άνετα και να έρθουμε στο γραφείο. Παρόλα αυτά, ακόμα και αν στο περιβάλλον όπου εργάζεσαι δεν υπάρχει dress code, σίγουρα θα είσαι πολύ πιο άνετα στο σπίτι, φορώντας άνετα ρούχα ή και τις πιτζάμες σου!
Ένα άλλο παράδειγμα πάνω στο οποίο έχει ατελείωτες επιλογές είναι το μέρος εργασίας. Πέρα από το γραφείο, όσο όμορφο και λειτουργικό κι αν είναι (το δικό μας είναι ένα great place to work!), πολλές φορές ίσως θέλεις να αλλάξεις παραστάσεις και να δουλέψεις -γιατί όχι;- από έναν εξωτικό προορισμό, μια παραλία, ή ένα καφέ στο κέντρο της πόλης σου.
[easy-image-collage id=6570]
Τέλος, με την απομακρυσμένη εργασία έχεις την ευκαιρία να δουλεύεις δίπλα σε φίλους ή τον / την σύντροφό σου, μαζεύοντας ακόμα περισσότερη θετική ενέργεια, που θα αυξήσει την παραγωγικότητά σου!
4. Αύξηση του engagement στην ομάδα
Μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά όσοι εργάζονται remotely είναι συχνά περισσότερο δεμένοι με τους συναδέλφους τους και κατά συνέπεια με την εταιρία και το όραμα της. Ο ένας εμπνέει και παρακινεί τον άλλο περισσότερο απ’ όσο συμβαίνει μέσα σε ένα γραφείο.
Όταν βρισκόμαστε στο γραφείο είναι πιθανό να θεωρήσουμε δεδομένη την σχέση και την επαφή με την ομάδα μας, ακόμα και υποσυνείδητα, και να μην καταβάλλουμε σημαντικές προσπάθειες για να έρθουμε πιο κοντά με τους συναδέλφους μας. Αντίθετα, όταν δουλεύει κανείς remotely, έχει μεγαλύτερη ανάγκη επικοινωνίας και επαφής, με αποτέλεσμα να δυναμώνουν οι δεσμοί της ομάδας!
Σε αυτό βοηθούν πολύ όλα τα εργαλεία για remote work που υπάρχουν και πρέπει να αξιοποιήσεις: ομαδικά chat, video calls και online εργαλεία για την οργάνωση είναι μερικά από αυτά!
5. Θετικό περιβαλλοντικό πρόσημο
Σίγουρα αντιλαμβάνεσαι το θετικό πρόσημο που έχει στο περιβάλλον η απομακρυσμένη εργασία: όσο λιγότερα αυτοκίνητα κινούνται καθημερινά, τόσο το καλύτερο! Έρευνες έχουν δείξει ότι όσοι εργάζονται remotely έχουν καταφέρει να μειώσουν αποτελεσματικά το ενεργειακό τους αποτύπωμα και να συμβάλλουν αποτελεσματικά στην προστασία του περιβάλλοντος. Σύμφωνα με την WWF, οι μετακινήσεις αποτελούν το 35% του συνολικού ενεργειακού αποτυπώματος.
Πώς εφαρμόζουμε την απομακρυσμένη εργασία στην Top.Host
Κατά τον σχεδιασμό της πολιτικής για απομακρυσμένη εργασία, κάναμε σημαντική έρευνα τόσο σχετικά με τις ενέργειες που εφαρμόζουν άλλες εταιρίες, όσο και για την διασφάλιση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων των πελατών μας. Έτσι, λοιπόν, φτιάξαμε έναν εσωτερικό οδηγό με τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα του προσωπικού πάνω στην απομακρυσμένη εργασία.
1. Αποτελεσματική επικοινωνία
Η επικοινωνία είναι ένα από τα βασικότερα μελήματα της ομάδας μας, τόσο όταν βρισκόμαστε στον ίδιο χώρο, όσο και όταν είμαστε online. Γι’ αυτόν τον λόγο, έχουμε εγκαταστήσει εργαλεία όπως το Slack, που βοηθούν τις ομάδες μας να μένουν κοντά και να είναι παραγωγικές, ακόμα και κατά τη διαδικασία της απομακρυσμένης εργασίας.
2. Επαγγελματισμός και πειθαρχία
Η απομακρυσμένη εργασία είναι μια πρακτική που βασίζεται στην εμπιστοσύνη! Χρειάζεται, λοιπόν, να αντιμετωπιστεί με τον δέοντα επαγγελματισμό από το προσωπικό, ώστε κάθε ομάδα να μπορέσει να λειτουργήσει αποδοτικά.
3. Σωστή διαχείριση των tasks
Για την αποτελεσματική διεκπεραίωση της απομακρυσμένης εργασίας είναι απαραίτητο να ορίζονται ξεκάθαρα τα tasks που πρέπει να ολοκληρωθούν. Είναι απαραίτητο να καθοριστούν τα tasks, να δοθούν τα απαραίτητα deadlines και τελικά να αξιολογηθεί το αποτέλεσμα και να γίνουν ενδεχόμενες διορθώσεις. Η συνέπεια και η αποτελεσματικότητα πρέπει να εξασφαλίζονται εντός και εκτός του γραφείου.
4. Ασφάλεια δεδομένων
Η ασφάλεια των δεδομένων μας, αλλά και των δεδομένων των πελατών μας, είναι το σημαντικότερο κομμάτι σχετικά με την remote εργασία. Γι’ αυτόν τον λόγο έχουμε λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα, ώστε να μπορούμε να εργαζόμαστε με ασφάλεια. Παράλληλα, έχουμε κάνει τον απαραίτητο προγραμματισμό ασφάλειας στην περίπτωση κλοπής ή απώλειας του εξοπλισμού μας, ώστε να μην μπορεί κάποιος τρίτος να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα που αφορούν στην εταιρία.
5. Αυτοαξιολόγηση
Παρότι ο ρόλος του κάθε manager / supervisor των ομάδων παραμένει σημαντικός και στην απομακρυσμένη εργασία, εξίσου σπουδαία για εμάς είναι και η προσωπική, συνεχής αυτοαξιολόγηση. Είναι απαραίτητο να αναπτύσσουμε καθημερινά την ικανότητα της αυτοαξιολόγησης, ώστε να βλέπουμε στην πράξη αν η απομακρυσμένη εργασία είναι ένας τρόπος εργασίας που μας ταιριάζει.
6. Αυτοματοποίηση διαδικασιών
Οι διαδικασίες που επαναλαμβάνονται αλλά δεν έχουν οριστεί αρκετά ξεκάθαρα, μπορούν να αποτελέσουν αιτία για την καθυστέρηση των tasks, ακόμα και αν βρισκόμαστε όλοι στον ίδιο χώρο -πόσο μάλλον όταν δουλεύουμε απομακρυσμένα! Εντόπισε μαζί με την ομάδα σου τις διεργασίες που επαναλαμβάνετε πιο συχνά και δομήστε τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν. Ο χρόνος ολοκλήρωσης ενός task θα μειωθεί στο μισό!
7. Ενημέρωση της ομάδας
Τέλος, μια σημαντική πτυχή είναι και η ενημέρωση της ομάδας μας τόσο για την ημέρα και το ωράριο που θα ακολουθήσει ο καθένας μας όταν θα δουλέψει εκτός γραφείου, αλλά και την διαθεσιμότητά του κατά τις ώρες αυτές.
Για να συντονιζόμαστε καλύτερα, έχουμε φτιάξει ένα calendar μόνο γι’ αυτόν τον σκοπό, όπου ο καθένας από εμάς καταχωρεί το ωράριό του. Έτσι, μπορούμε να το συμβουλευόμαστε όλοι και να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή αν κάποιος δουλεύει remotely ή είναι σε άδεια.
Ταυτόχρονα, κάθε τμήμα έχει το δικό του channel στο Slack για την δήλωση του status κατά τη διάρκεια της ημέρας: αν κάποιος θέλει λίγο χρόνο χωρίς περισπάσεις για να τελειώσει ένα task δηλώνει “busy” ή αν σταματάει για φαγητό δηλώνει ότι κάνει “break”. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να γνωρίζουμε τη διαθεσιμότητα των συναδέλφων, ακόμα και όταν δεν έχουν φυσική παρουσία στο γραφείο!
Αν και είμαστε ακόμα στην αρχή αυτής της πρακτικής και είναι κάτι νέο για όλους μας, φαίνεται ήδη να βοηθάει την ομάδα μας σε επίπεδο διάθεσης και παραγωγικότητας. Πιστεύουμε ότι είναι μια διαδικασία η οποία θα εξελίσσεται συνεχώς, οπότε θα ενημερώνουμε το συγκεκριμένο άρθρο κατά καιρούς. Αν σκέφτεσαι κι εσύ να εφαρμόσεις την απομακρυσμένη εργασία στην ομάδας σου και έχεις απορίες, πες τις μας στα σχόλια!
Μπες στη συζήτηση