Διαχείριση SaaS: Πώς να παρακολουθείς τις συνδρομές της εταιρείας σου

Ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία για τις σύγχρονες επιχειρήσεις είναι η διαχείριση SaaS (Software as a Service). Οι περισσότερες εταιρείες πλέον αναζητούν όλο και πιο έντονα τρόπους να βελτιώσουν τις λειτουργίες τους. Σε αυτή τους την αναζήτηση έρχεται να βοηθήσει η συνεχής εξέλιξη της τεχνολογίας της πληροφορίας προσφέροντας τεράστιες δυνατότητες.

Για τη βελτίωση της συνολικής λειτουργίας της επιχείρησής σου, λοιπόν, χρειάζεται να γνωρίζεις περισσότερα για το “λογισμικό ως υπηρεσία”.

Ας δούμε τώρα λίγο καλύτερα τι σημαίνουν έννοιες όπως οι παραπάνω.

Τι είναι το λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS);

Λογισμικό ως υπηρεσία ή Software as a Service (SaaS) σημαίνει την ανάπτυξη και διάθεση τεχνολογικών εφαρμογών λογισμικού ως υπηρεσία από ανεξάρτητους προμηθευτές, στους οποίους πληρώνεται μηνιαία ή ετήσια συνδρομή για τη χρήση των προϊόντων.

Οι υπηρεσίες SaaS έχουν ως βάση λειτουργίας το υπολογιστικό νέφος (cloud computing). Ο πάροχος υπηρεσιών cloud θα αναλάβει να φιλοξενήσει την εφαρμογή και τα δεδομένα, χρησιμοποιώντας αποκλειστικά δικούς του πόρους, servers και υποδομές.

Σε τι χρησιμοποιείται, όμως, το SaaS;

Κάποιοι τομείς εργασιών στους οποίους αξιοποιείται το λογισμικό ως υπηρεσία είναι:

• Διαχείριση σχέσεων με πελάτες (CRM)
• Διαχείριση έργου
• Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
• Διαχείριση πωλήσεων
• Διαχείριση περιεχομένου
• Διαχείριση βάσεων δεδομένων

Πέρα από το SaaS, υπάρχουν και τα εξής: η πλατφόρμα ως υπηρεσία (Platform as a Service – PaaS) και η υποδομή ως υπηρεσία (Infrastructure as a Service – IaaS), που λειτουργούν με αντίστοιχη λογική.

Τι είναι η διαχείριση SaaS (SaaS management);

Αφού, λοιπόν, πλέον ξέρεις τι είναι το SaaS, ήρθε η στιγμή να μάθεις και τι σημαίνει η διαχείρισή του.

Η διαχείριση SaaS (SaaS management) περιλαμβάνει ουσιαστικά την παρακολούθηση όλων των εφαρμογών λογισμικού και των συνδρομών που πληρώνει η εταιρεία για αυτές. Η παρακολούθηση, όμως, σημαίνει όχι μόνο την πληρωμή και ανανέωση των συνδρομών. Περιλαμβάνει και την ακύρωση των πληρωμών για προϊόντα που δεν είναι πλέον απαραίτητα.

Με άλλα λόγια, η διαχείριση του λογισμικού ως υπηρεσίας σημαίνει την παρακολούθηση των συνολικών ποσών πληρωμής για το λογισμικό. Δηλαδή, πότε λήγει η χρήση κάθε εφαρμογής, πότε γίνεται ανανέωση ή όχι. Γενικά, αφορά τον έλεγχο σχετικά με ό,τι έχει να κάνει με τις διάφορες τεχνολογικές εφαρμογές που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

Όλη αυτή η διαδικασία θα είναι εξαιρετικά χρήσιμη για την επιχείρησή σου. Άλλωστε, δεν είναι καθόλου σπάνιο το φαινόμενο να ανανεώνονται συνδρομές για εφαρμογές που μπορεί να μη χρησιμοποιούνται, που είναι ιδιαίτερα ακριβές ή που τελικά προσφέρουν περιορισμένες δυνατότητες.

Πώς να παρακολουθείς τις συνδρομές της εταιρείας σου

Η διαχείριση SaaS είναι απαραίτητο να γίνεται σωστά. Έτσι, η εταιρεία σου κερδίζει τη μέγιστη δυνατή αξία από τις συνδρομές που πληρώνει για διάφορες εφαρμογές λογισμικού.

Γι’ αυτό, σου έχουμε ετοιμάσει μια λίστα για το πώς να ελέγχεις αποτελεσματικά τις συνδρομές SaaS.

Πάμε να τη δούμε!

1. Φτιάξε έναν κατάλογο με όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί η εταιρεία

Το πρώτο σημαντικό βήμα είναι να δημιουργήσεις έναν αναλυτικό κατάλογο με όλες τις εφαρμογές λογισμικού που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

Εκεί μέσα θα είναι καλό να καταγραφούν λεπτομέρειες όπως το ποιοι χρησιμοποιούν κάθε εφαρμογή και γιατί, τον αριθμό των συνδρομών, ημερομηνίες έναρξης, λήξης κι ανανέωσης, κόστη κ.λπ. Με τον τρόπο αυτό θα είναι όλα οργανωμένα σε ένα σημείο και η πρόσβαση θα είναι εύκολη.

2. Κάνε καλό έλεγχο των εφαρμογών

Πέρα από την οργάνωση και καταγραφή τους, οι εφαρμογές, ειδικά οι νέες προσθήκες, καλό είναι να ελέγχονται. Να γίνεται δηλαδή μια αξιολόγηση σχετικά με τις δυνατότητες που προσφέρουν, τους όρους ασφαλείας, τους ελέγχους αδειών κ.λπ.

Επίσης, χρειάζεται να ελέγχεται αν οι συγκεκριμένες εφαρμογές συμμορφώνονται με νομοθεσίες και κανονισμούς. Κι αυτό γιατί είναι σημαντικό να έχεις προνοήσει ώστε να αποφύγεις πιθανά πρόστιμα και ζημιά στη φήμη της εταιρείας.

3. Αυτοματοποίησε τις διαδικασίες

Χρησιμοποίησε εργαλεία διαχείρισης SaaS που θα παρατηρούν, θα καταγράφουν και θα συλλέγουν αυτόματα όλες τις σημαντικές πληροφορίες. Τα εργαλεία αυτά σε ειδοποιούν όταν μια εφαρμογή φαίνεται για καιρό ανενεργή ή συνεχίζει να λειτουργεί, ενώ δε θα έπρεπε.

4. Βελτιστοποίησε τις άδειες

Είναι συνηθισμένο φαινόμενο να χρησιμοποιεί μια εταιρεία ταυτόχρονα πολλές εφαρμογές με παρόμοια χαρακτηριστικά. Αυτό δεν είναι καθόλου λειτουργικό και σίγουρα δεν ευνοεί το budget της εταιρείας σου. 

Γι’ αυτό, καλό θα είναι να δημιουργήσεις μια λίστα με τις καλύτερες εφαρμογές. Επιλέγεις ποιες ταιριάζουν σίγουρα και είναι απόλυτα σημαντικές για την εταιρική λειτουργία.

Λάβε υπόψη πόσο ωφελούν οι εφαρμογές κάθε τμήμα της εταιρείας, πόσο απαραίτητες είναι, πόσο συχνά χρησιμοποιούνται, αλλά και το κόστος τους σε σχέση με όλες τις παραπάνω παραμέτρους. Φρόντισε να εντοπίζεις τυχόν εφαρμογές που προσφέρουν παρόμοια χαρακτηριστικά με άλλες και απόκλεισέ τες.

Πλεονεκτήματα SaaS

Το λογισμικό ως υπηρεσία προσφέρει μια εξαιρετική εναλλακτική στο παραδοσιακό μοντέλο της ενδοεταιρικής εγκατάστασης και υποδομής.

Και εδώ ακριβώς είναι που έρχεται το SaaS. Μπορεί να σου λύσει τα χέρια και να σου προσφέρει ορισμένα εξαιρετικά οφέλη, όπως:

• Εξοικονόμηση χρημάτων

Μια συνδρομή για τη χρήση λογισμικού μακροπρόθεσμα θα αποδειχθεί αρκετά πιο οικονομική λύση από το παραδοσιακό μοντέλο ενδοεταιρικής αγοράς, εγκατάστασης, συντήρησης εξοπλισμού και υποδομών κ.λπ.

• Ευκολία χρήσης και προσβασιμότητα

Το μόνο που απαιτείται για να γίνει χρήση του λογισμικού είναι μια σύνδεση στο διαδίκτυο και ένας browser. Επίσης, το λογισμικό είναι προσβάσιμο από μια μεγάλη γκάμα συσκευών, αλλά και από οπουδήποτε στον κόσμο.

• Ευκολία ενημερώσεων

Τυχόν ενημερώσεις και αναβαθμίσεις του λογισμικού θα γίνονται αποκλειστικά από τον cloud προμηθευτή των υπηρεσιών, και έτσι η εταιρεία που το χρησιμοποιεί απαλλάσσεται από τη σχετική υποχρέωση.

• Εξοικονόμηση χρόνου

Το SaaS είναι εξαρχής ρυθμισμένο και άμεσα έτοιμο για χρήση, εξοικονομώντας αρκετές ώρες εργασίας που θα χάνονταν σε διαφορετική περίπτωση.

Παραδείγματα προϊόντων SaaS

Η χρήση προϊόντων SaaS συνεχώς αυξάνεται, καθώς πολλές επιχειρήσεις έχουν πλέον αναγνωρίσει τα εξαιρετικά πλεονεκτήματα που προσφέρει η συγκεκριμένη λύση.

Κάποια από τα πιο γνωστά και διαδεδομένα παραδείγματα προϊόντων SaaS είναι:

• Εφαρμογές Google Workspace (π.χ. Gmail, Meet, Google Docs/Sheets/Slides, Drive κ.ά.)
• Microsoft 365
• Dropbox
• HubSpot
• Zoom
• Trello
• Mailchimp
• Zendesk

Διαχείριση SaaS – Συμπερασματικά

Οι συνδρομές για εφαρμογές λογισμικού σε cloud έχουν αρχίσει να συνθέτουν μια ιδιαίτερα διαδεδομένη επιχειρηματική πρακτική. Άλλωστε, προσφέρουν πολλαπλά και σημαντικά πλεονεκτήματα.

Η διαχείριση SaaS, λοιπόν, αποτελεί έναν εξαιρετικό τρόπο να έχεις τα πάντα οργανωμένα και να παρακολουθείς τις συνδρομές της εταιρείας σου. Έτσι, θα εξασφαλίσεις την καλύτερη δυνατή οικονομική, αλλά και συνολική λειτουργία της.

Αν βρήκες το συγκεκριμένο άρθρο χρήσιμο, μη διστάσεις να το κοινοποιήσεις στα social media και να το μοιραστείς με τους φίλους σου!