7 εργαλεία για παραγωγικότητα και επικοινωνία στην TopHost

Στην TopHost αναζητούμε συνεχώς νέους τρόπους για να βελτιστοποιούμε τις καθημερινές διεργασίες, ώστε να εξοικονομούμε χρόνο και να γινόμαστε πιο παραγωγικοί.

Κατά διαστήματα έχουμε χρησιμοποιήσει και αλλάξει αρκετά εργαλεία οργάνωσης της δουλειάς και βελτίωσης της επικοινωνίας. Σήμερα σας παρουσιάζουμε αυτά που έχουμε επιλέξει ως τα καλύτερα στο είδος τους και χρησιμοποιούμε καθημερινά στην εταιρία μας, σε μια ομάδα 41 ατόμων.

Κάποια από τα εργαλεία αυτά θα μπορούσαν να συμβάλλουν στη διευκόλυνση και των δικών σας δραστηριοτήτων και για αυτό τα μοιραζόμαστε μαζί σας.

Google Drive & Google Calendar

Η παραγωγικότητά μας σίγουρα θα ήταν μειωμένη χωρίς τις υπηρεσίες του Google Drive. Η συγκεκριμένη υπηρεσία της Google αποτελεί μία online σουίτα γραφείου, που επιτρέπει την αποθήκευση αρχείων στο cloud, τον διαμοιρασμό αρχείων και την ταυτόχρονη επεξεργασία σε Docs, Sheets και παρουσιάσεις από χρήστες. Το γεγονός ότι μπορούμε να διατηρούμε μια βάση εγγράφων, προσβάσιμη ανά πάσα στιγμή από τον καθένα από εμάς, διευκολύνει την καθημερινότητά μας σε παραγωγικότητα και ταχύτητα.

To Google Drive μας λύνει συνεχώς τα χέρια, καθώς μας δίνει τη δυνατότητα να κρατάμε τακτοποιημένα τα αρχεία και τους φακέλους μας και να δημιουργούμε το προσωπικό μας σύστημα ταξινόμησης, για να ανατρέχουμε σε αυτά με τη μεγαλύτερη δυνατή ταχύτητα.

Τα μεγαλύτερά του πλεονεκτήματα; Η ταυτόχρονη επεξεργασία ενός εγγράφου από πολλαπλούς χρήστες, αλλά και η δυνατότητα σχολιασμού σε οποιοδήποτε σημείο του κειμένου. Οι συγκεκριμένες δυνατότητες, μας έχουν απαλλάξει από αλλεπάλληλα meetings και τηλεφωνήματα!

Εκτός από τη λειτουργικότητα, έχει ενισχύσει και την οικολογική μας συνείδηση, αφού το χρησιμοποιούμε ακόμα και ως notepad στα meetings, μειώνοντας έτσι την ανάγκη για χρήση χαρτιού.

Το Google Drive αποτελεί με βεβαιότητα το νούμερο ένα εργαλείο στην καθημερινή μας εργασία!

Η υπηρεσία παρέχεται δωρεάν για αποθηκευτικό χώρο μέχρι τα 15GB. Αν επιθυμείς επιπλέον χώρο, μπορείς να δεις τις χρεώσεις και να επιλέξεις όσο σου χρειάζεται.

Παράλληλα, η οργάνωση του χρόνου μας αλλά και των μεταξύ μας συναντήσεων έχει βελτιστοποιηθεί με τη χρήση του Google Calendar. Μέσα από την εφαρμογή μπορούμε να προγραμματίσουμε όλα τα εσωτερικά meetings, να προσκαλέσουμε τους συναδέλφους που έχουν ενδιαφέρον σε αυτά και να τα αποθηκεύσουμε αυτόματα στο ημερολόγιό μας.

Ακόμα και αν ξεχάσουμε κάποιο προγραμματισμένο task ή συνάντηση, το calendar μας αποστέλλει τη σχετική ειδοποίηση μέσω mail.
Και όλα αυτά χωρίς κόστος, μέσα από το gmail μας!

Επίσης, μπορούμε να πραγματοποιήσουμε custom ρυθμίσεις ώστε να εντοπίζουμε ευκολότερα κάθε δραστηριότητα στο πλάνο μας. Αν, για παράδειγμα, έχουμε μια συνάντηση που επαναλαμβάνεται εβδομαδιαία, μπορούμε να της δώσουμε ένα διαφορετικό χρώμα για να την ξεχωρίζουμε ανάμεσα στις υπόλοιπες.

Έχοντας, μάλιστα, και την επιλογή να δούμε το ημερήσιο, εβδομαδιαίο ή και μηνιαίο πρόγραμμα, μπορούμε να έχουμε μια ολοκληρωμένη εικόνα των συναντήσεων και των δραστηριοτήτων μας!

InVision

Το InVision είναι το εργαλείο που καλύπτει την ανάγκη για άμεση επικοινωνία ανάμεσα στο marketing, τους γραφίστες και τους developers πάνω σε θέματα design.

Πρόκειται για μια συνεργατική πλατφόρμα για το διαμοιρασμό σχεδιαστικών πρωτοτύπων. Με αυτόν το τρόπο, ο καθένας από εμάς μπορεί να συμμετέχει σε ένα project που τον αφορά και να αλληλεπιδρά online με τους υπόλοιπους εμπλεκόμενους, ώστε να αναπτυχθούν οι ιδέες όλης της ομάδας πάνω στη διαμόρφωσή του.

Έτσι, όταν το τμήμα marketing επικοινωνήσει μία σχεδιαστική ιδέα στους γραφίστες, εκείνοι θα ανεβάσουν τα αρχικά τους drafts στο InVision, για να πάρουν το πρώτο feedback. Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα υποβολής σχολίων πάνω σε συγκεκριμμένα σημεία στις εικόνες με ένα μόνο click. Τα σχόλια αυτά αποστέλλονται στην ομάδα μέσω mail και έτσι εξασφαλίζεται η άμεση ενημέρωση για την εφαρμογή τροποποιήσεων στο design, με αποτέλεσμα τα projects να προχωρούν με ταχείς ρυθμούς!

Η λειτουργικότητα αυτή, φαντάζομαι, μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από εταιρίες κατασκευής sites, για να παρέχουν σε πελάτη τους την δυνατότητα online commenting σε ένα design που του έχουν ετοιμάσει.

Μια επιπλέον λειτουργία που παρέχει το InVision και εξυπηρετεί πολύ σε θέματα σχεδιασμού και marketing, είναι τα hotspots. Μέσα από τη χρήση τους, μπορεί να γίνει μία πρώτη προσομοίωση ενός πραγματικού site, καθώς δίνουν τη δυνατότητα να επιλέξεις ποια σημεία της εικόνας σου θα είναι clickable, αλλά και σε ποια άλλη εικόνα-σελίδα θα οδηγείται ο χρήστης όταν κάνει click. Έτσι μπορούμε να έχουμε μια πρώτη έκδοση του interaction και User Experience.

Και όλα αυτά χωρίς ούτε μια γραμμή κώδικά που θα απασχολούσε τους developers μας από την εργασία τους.
Όταν η ομάδα καταλήξει στο τελικό design, μία απλή αλλαγή στο status από τον project owner ειδοποιεί την ομάδα ότι είναι έτοιμο προς υλοποίηση. Έτσι, οι developers παραλαμβάνουν το τελικό αποτέλεσμα και προχωρούν στην υλοποίηση, χωρίς περιττές δοκιμές που θα σπαταλούσαν το χρόνο τους!

Η παράλληλη online επικοινωνία που υποστηρίζει το InVision, του δίνει ένα χαρακτήρα αντίστοιχο με αυτό του Google Drive προσανατολλισμένο στο design και μπορούμε να πούμε ότι έχει γίνει ο καθημερινός, απαραίτητος συνεργάτης μας!

Η υπηρεσία παρέχεται δωρεάν και μπορείς να προσθέσεις απεριόριστα σχεδιαστικά πρότυπα κάτω από 1 project. Αν, για λόγους διαχείρισης επιθυμείς να προσθέσεις επιπλέον projects θα πρέπει να δεις κάποιο premium plan.

Slack

Η μεταξύ μας επικοινωνία είναι, ίσως, το κρισιμότερο κομμάτι της καθημερινότητάς μας στην εταιρία. Ιδιαίτερα από τη στιγμή που μεταφερθήκαμε σε νέα γραφεία, στα οποία ο χώρος είναι αρκετά μεγαλύτερος, νιώσαμε την ανάγκη να αναπτύξουμε ακόμη περισσότερο την άμεση απομακρυσμένη, online επικοινωνία, που θα μας αποδέσμευε από τα συνεχή τηλέφωνα και τα emails, καθώς και τις συχνές και …μεγάλες βόλτες!

Μετά από έρευνα στις πλατφόρμες που προσφέρουν αυτού του είδους την επικοινωνία, καταλήξαμε στο πολύ ενδιαφέρον και δημοφιλές, πλέον, Slack.
Εύκολο στη χρήση, με όμορφο περιβάλλον και πάρα πολλές δυνατότητες, το Slack είναι ένα υπέροχο εργαλείο επικοινωνίας.

Πέρα από το προσωπικό chatting, έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε ξεχωριστά κανάλια που εξυπηρετούν συγκεκριμένες ανάγκες και να καλέσουμε τους συναδέλφους που τους αφορά η αντίστοιχη συμμετοχή.

Επιπλέον, η πλατφόρμα του Slack γίνεται integrated και συνεργάζεται με πολλές άλλες web εφαρμογές που χρησιμοποιούμε, διευκολύνοντας ακόμη περισσότερο την χρήση της. Για παράδειγμα, λαμβάνουμε μηνύματα από εργαλεία παρακολούθησης των servers – όπως το Nagios – και έχουμε συνδέσει RSS feeds για να παίρνουμε ενημερώσεις των νέων posts με μηνύματα στο Slack.

Για τους πιο advanced χρήστες, το Slack σου επιτρέπει ακόμα και να το προσαρμόσεις σε δικές σου ανάγκες, όπως να “μιλάει” με δικό σου API, και κάθε φορά που θα δίνεις συγκεκριμμένες εντολές μέσω του chat, να επικοινωνεί με το API και να σου επιστρέφει τα αποτελέσματα. Π.χ. η εντολή “get sales” να σου επιστρέφει τις πωλήσεις της ημέρας.

Ακόμη, μας επιτρέπει να μοιραζόμαστε και δικά μας αρχεία τα οποία παραμένουν στο ιστορικό και μπορούμε να αναζητήσουμε ακόμα και με το περιεχόμενο των αρχείων και να δούμε ξανά, ανά πάσα στιγμή, εύκολα και γρήγορα.

Καθε πρωί μας υποδέχεται με μία συμβουλή για να πάει καλά η μέρα…

…και μας υπενθυμίζει ότι είναι μια καλή στιγμή για να πετύχουμε τους στόχους μας!

Και, βέβαια, έχουμε στην παρέα μας το slackbot, το μικρό μας ρομποτάκι που τρελαίνεται για μακαρόνια με κιμά και mojitos και που δεν χορταίνουμε να το πειράζουμε!

Πέρα από το web περιβάλλον του Slack μέσω browser, διατίθεται και client εφαρμογή για Windows, αλλά και apps για Android, Mac OS X και iOS, ώστε να έχεις πρόσβαση από όλες σου τις συσκευές, όποιο λειτουργικό σύστημα κι αν χρησιμοποιούν.
Η βασική έκδοση παρέχεται δωρεάν και δύσκολα θα χρειαστεί να κάνεις αναβάθμιση σε κάποιο από τα πακέτα.

Εναλλακτικό του Slack, για το οποίο έχουμε διαβάσει επίσης πολύ θετικά σχόλια, αλλά δεν έχουμε χρησιμοποιήσει, είναι το HipChat!

Asana

Πρόκειται για μια εφαρμογή που εξυπηρετεί στην καλή οργάνωση των projects και των tasks, που αναλαμβάνει μία ομάδα. Το Asana χαρακτηρίζεται από την ευελιξία του, καθώς δεν εντάσσεται σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο που θα ωθήσει τον χρήστη να το αξιοποιήσει με συγκεκριμένο τρόπο.

Αντίθετα, η κάθε ομάδα που χρησιμοποιεί την πλατφόρμα, μπορεί να τη διαμορφώσει με βάση τις δικές της ανάγκες. Κάτι τέτοιο, βέβαια, απαιτεί έναν καλό σχεδιασμό των projects, για να ενταχθούν στον ρυθμό του Asana. Μία καλή οργάνωση των projects, μπορεί να αναδείξει τη λειτουργικότητα της εφαρμογής, η οποία έχει λύσει τα χέρια σε πολλές εταιρίες.

Μέσα στο περιβάλλον του Asana έχουμε τη δυνατότητα να καταγράψουμε τρέχοντα και μελλοντικά projects…

…και μέσα σε αυτά, να καθορίσουμε τα tasks που πρέπει να πραγματοποιηθούν για την ολοκλήρωσή τους.

Δίπλα από κάθε task μπορούμε να δούμε ποιο μέλος της ομάδας έχει αναλάβει να το διεκπεραιώσει, ενώ, μέσα από το προφίλ του καθενός, βλέπουμε συγκεντρωτικά τα tasks που έχει υπό την ευθύνη του και τις ενέργειες που πρέπει να αναλάβει γι’ αυτά.

Και φυσικά παρέχεται η δυνατότητα σχολίων και σημειώσεων, ώστε να υπάρχει ο απαραίτητος διαλογος και το feedback.

Αν θέλεις με την ομάδα σου να χρησιμοποιήσεις ένα ολοκληρωμένο εργαλείο για την οργάνωση των projects της εταιρίας σου, σου προτείνουμε το Asana. Οργανώστε εξ ολοκλήρου τα project σας και θα δείτε τις απαραίτητες ενέργειες να ολοκληρώνονται με εξαιρετική ροή.

Η πλατφόρμα διατίθεται δωρεάν σε ομάδες που δεν ξεπερνούν τα 15 άτομα, αλλά μπορείς κι εδώ να βρεις premium versions που προσφέρουν επιπλέον δυνατότητες στην εφαρμογή.

Μια εξίσου καλή πλατφόρμα project management, που συγκεντρώνει πολύ καλές κριτικές, είναι το Trello!

Coffitivity & Soundrown

Για το τέλος άφησα κάτι εναλλακτικό και διαφορετικό.
Όπως έχει προκύψει από διάφορες έρευνες, με χαρακτηριστικό παράδειγμα την έρευνα που δημοσιεύτηκε στο Journal of Consumer Research, οι ήχοι του περιβάλλοντος χώρου στον οποίο εργαζόμαστε, μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα και τη δημιουργικότητά μας!
Ψάχνοντας, λοιπόν, για τις καταλληλότερες εφαρμογές που αναπαράγουν διάφορους ήχους του περιβάλλοντος, βρήκαμε το Coffitivity και το Soundrown. Είναι και τα δύο δωρεάν και πολύ απλά στη χρήση.

Ανοίγοντας το Coffitivity μεταφέρεσαι αυτόματα από το γραφείο σε κάποιο καφέ, έχοντας τη δυνατότητα να επιλέξεις την στιγμή της ημέρας που επιθυμείς (Morning Murmur, Lunchtime Lounge κ.ά.), αλλά και το σημείο του κόσμου στο οποίο θες να βρεθείς, από τη Βραζιλία μέχρι το Παρίσι!

Το Soundrown θα σου προσφέρει την εναλλακτική του καφέ, παράλληλα, όμως, παρέχει και ήχους από το φυσικό περιβάλλον: πουλιά του δάσους και κύματα της θάλασσας μπορούν να σε βοηθήσουν στη συγκέντρωσή, όσο ετοιμάζεις το επόμενό σου report.

Η προσφορά προγραμμάτων για την κάλυψη των εταιρικών αναγκών είναι αρκετά μεγάλη. Γι’ αυτόν ακριβώς τον λόγο χρειάζεται σωστή και ενδελεχής έρευνα, ώστε να βρεθούν τα κατάλληλα εργαλεία που θα βελτιστοποιήσουν τόσο την εμπειρία, όσο και την απόδοση των εργαζομένων.

Μελέτησε τις επιλογές που σου δίνονται και εντόπισε τα εργαλεία που ταιριάζουν στις ανάγκες σου και θα διευκολύνουν όλες τις διαδικασίες στη δική σου επιχείρηση.
Αν βρήκες χρήσιμα τα εργαλεία μας, πες το μας με ένα σχόλιο και μοιράσου το κείμενο με κάποιον που πιθανόν να τα χρειάζεται!