Με τον ερχομό κάθε νέας χρονιάς συνηθίζουμε να θέτουμε νέους στόχους, είτε προσωπικούς, είτε επαγγελματικούς. Αφού φτιάξεις τη λίστα με όλα όσα θέλεις να πετύχεις σε προσωπικό επίπεδο το 2016, διάβασε στο σημερινό μας post, πώς μπορείς να θέσεις αποτελεσματικά και τους επαγγελματικούς σου στόχους, με την τεχνική των OKRs!
Τι είναι τα OKRs
Πρόκειται για μια μέθοδο που αναπτύχθηκε από την Intel και στη συνέχεια υιοθετήθηκε από πολλές εταιρίες, μεταξύ των οποίων και από την ίδια τη Google, βάσει της οποίας ένας οργανισμός θέτει εταιρικούς στόχους και στο τέλος εξετάζει τα αντίστοιχα αποτελέσματα των στόχων αυτών. Η λογική πίσω από τα OKRs είναι η εξής:
- Στα πλαίσια του ευρύτερου οράματος (vision) και της αποστολής (mission) μίας εταιρίας, τίθενται κάποιοι στόχοι, τα Objectives. Οι στόχοι αυτοί είναι ποιοτικοί και αφορούν στο πού επιθυμεί να φτάσει η εταιρία. Θα πρέπει να είναι εφικτοί, αλλά με κάποιο βαθμό δυσκολίας.
- Στη συνέχεια καθορίζονται τα Key Results, τα οποία αντιστοιχούν στις ακριβείς ενέργειες, που είναι απαραίτητο να υλοποιηθούν, ώστε να επιτευχθεί ο στόχος. Οι ενέργειες θα πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένες, μετρήσιμες και να μπορούν στο τέλος να βαθμολογηθούν με ξεκάθαρο τρόπο, ώστε να αξιολογείται κατά πόσο επιτεύχθηκε το αρχικό Objective.
Η καταγραφή των OKRs μπορεί να πραγματοποιηθεί στην αρχή του έτους για ολόκληρη τη χρονιά σε ένα πιο γενικό πλαίσιο (roadmap), και να καθοριστεί με μεγαλύτερη ακρίβεια και λεπτομέρεια μέσα στα 4 επιμέρους τρίμηνα του έτους (Q1, Q2, Q3, Q4).
Ακόμα και αν η αρχική καταγραφή των στόχων αλλάξει κατά τη διάρκεια του έτους, το κάθε Q είναι απαραίτητο να καθορίζεται και να διατηρείται αυτούσιο σε όλη του τη διάρκεια. Αυτός ο άτυπος κανόνας υπάρχει γιατί:
- από τη μία, κάθε εταιρία είναι αναγκαίο να προσαρμόζεται στις ανάγκες της αγοράς και επομένως θα πρέπει να διατηρεί την ευελιξία της μακροπρόθεσμα να τροποποιεί στόχους που έθεσε αρχικά,
- από την άλλη, για να είναι αποτελεσματική στην επίτευξη του ευρύτερου συνόλου των στόχων της, θα πρέπει να θέτει συγκεκριμένους στόχους βραχυπρόθεσμα και να παραμένει συνεπής και σταθερή προς αυτούς.
Επομένως,
→ λίγο πριν την έναρξη του κάθε Q καταγράφονται λεπτομερώς τα Objectives με τα αντίστοιχα Key Results
→ η ομάδα κατά τη διάρκεια του Q παραμένει συνεπής προς την υλοποίηση των OKRs και
→ στο τέλος του Q τα αποτελέσματα των Key Results αξιολογούνται λαμβάνοντας μια βαθμολογία από το 0 μέχρι το 1, που θα συνθέσει και την τελική βαθμολογία του κάθε Objective.
Η ιδανική βαθμολογία του κάθε Objective κυμαίνεται ανάμεσα στο 0,6 και το 0,7, αφού όπως είπαμε, σκοπός είναι οι στόχοι μας να είναι μεν εφικτοί, διατηρώντας παράλληλα όμως, κάποιο βαθμό δυσκολίας.
Η μέθοδος των OKRs στοχεύει στο να συντονιστούν όλες οι μεμονωμένες ενέργειες από κάθε μέλος της εταιρίας προς μία κοινή κατεύθυνση, ώστε να επιτευχθούν οι ευρύτεροι στόχοι του οργανισμού. Γι’ αυτόν τον λόγο τα OKRs δημοσιοποιούνται σε όλη την εταιρία, ώστε να μπορεί ο καθένας να γνωρίζει πάνω σε τι δουλεύουν οι συνάδελφοί του, αλλά και τι περιμένει η ίδια η εταιρία από τον ίδιο.
Πώς χρησιμοποιούμε τα OKRs στην TopHost
Τα τελευταία χρόνια, αναπτυσσόμαστε αρκετά γρήγορα: νέα άτομα προστίθενται στην ομάδα μας, τα τμήματα της εταιρίας μεγαλώνουν και η ανάγκη για καλύτερη οργάνωση και αποτελεσματικό έλεγχο της πορείας μας, έδειξε ότι χρειαζόμαστε μια μέθοδο για να ορίζουμε τους εταιρικούς μας στόχους. Αφού το θέμα μελετήθηκε αρκετά από τη Διοίκηση, ξεκινήσαμε να χρησιμοποιούμε τα OKRs στις αρχές του 2015.
Τα OKRs εξάγονται για κάθε τμήμα μεμονωμένα. Λίγο πριν ξεκινήσει το νέο τρίμηνο, το τμήμα εξετάζει την έκβαση των στόχων του προηγούμενου τριμήνου, βαθμολογώντας ποιοι και σε τι ποσοστό τελικά πραγματοποιήθηκαν. Παράλληλα, εκτιμάται για ποιο λόγο το σκορ μπορεί να είναι χαμηλό ή υψηλό. Για παράδειγμα, τέθηκαν λίγοι ή εύκολοι στόχοι, ήταν πολλοί ή αυξημένης δυσκολίας; Έτσι με το πέρασμα κάθε Q εντοπίζουμε τι εκτιμήσαμε λάθος, τι σωστά και προσπαθούμε να βελτιώνουμε τη διαδικασία συνεχώς.
Στη συνέχεια, βάσει του roadmap και των γενικών στόχων που τέθηκαν στην αρχή του έτους, εξάγουμε τα Objectives με τα αντίστοιχα Key Results για το Q που ακολουθεί. Η διαδικασία μπορεί να χρειαστεί κάποιες μέρες για να ολοκληρωθεί καθώς γίνεται μία αρχική καταγραφή, στη συνέχεια τα τμήματα που θα πρέπει να συνεργαστούν συζητούν μεταξύ τους, και αφού εκτιμηθεί ο χρόνος υλοποίησης, τα OKRs οριστικοποιούνται.
Για να γίνει η λογική αυτή πιο κατανοητή, ας δούμε κάποια παραδείγματα. Δύο από τους στόχους της εταιρίας, είναι για παράδειγμα να βελτιώσουμε την εμπειρία του πελάτη και την ποιότητα υποστήριξης. Κάποια από τα key results που έχουν ήδη υλοποιηθεί σε προηγούμενα Qs ή που έχουν προγραμματιστεί, είναι τα εξής:
- Objective 1: Better UX
- Key Result 1: Redesign all transactionals emails
- Key Result 2: Responsive Cart to increase conversion rate by 10%
- Key Result 3: Translate TopHost site & Cart in English
- Objective 2: Improve Support Quality
- Key Result 1: Expand Knowledge Base by 50 new articles
- Key Result 2: Improve NPS by 15%
Για να είναι εφικτοί οι στόχοι, προτείνεται για κάθε Q να τίθεται ένας ανώτατος αριθμός 5 Objectives και 4-5 Key Results ανά Objective.
Πώς μπορούν τα OKRs να βοηθήσουν την επιχείρησή σου
Δύο κρίσιμα στοιχεία για την επιτυχία κάθε επιχείρησης, είναι η κατανόηση των εταιρικών στόχων από τους εργαζόμενους και ο σχεδιασμός των προσωπικών στόχων κάθε εργαζόμενου μέσα στα πλαίσια των εταιρικών. Για να γίνει αυτό, χρειάζεται συνεχής παρατήρηση και ενημέρωση, οπότε η εφαρμογή ενός συστήματος είναι απαραίτητη.
Τα OKRs φέρνουν κοντά αυτούς τους δύο παράγοντες: όταν οι στόχοι κάθε μέλους της ομάδας είναι ξεκάθαροι και συνδέονται με εκείνους ολόκληρης της εταιρίας, η επίτευξή τους γίνεται περισσότερο ενδιαφέρουσα και το προσωπικό αυτοπαρακινείται ώστε να συμβάλλει ουσιαστικά στην πορεία της επιχείρησης.
Παράλληλα, με τη χρήση των OKRs υπάρχει η δυνατότητα να ελέγχεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα η πρόοδος των επιμέρους ενεργειών (KRs), αφού, όπως προαναφέρθηκε, είναι σαφώς καθορισμένες και μετρήσιμες. Έτσι, αν τα εφαρμόσεις ως πρακτική, μπορείς να γνωρίζεις ακριβώς τι έχει πραγματοποιηθεί και τι μένει να υλοποιηθεί για την ολοκλήρωση κάθε KR, και επομένως πού θα πρέπει να εστιάσεις την προσπάθειά σου.
Επίσης, τα OKRs μπορούν να γίνουν μια εξαιρετική μέθοδος παρακίνησης, εφόσον χρησιμοποιηθούν σωστά. Όπως αναφέραμε και παραπάνω, μια βαθμολογία KR κοντά στο 0,7 θεωρείται πολύ καλή, με δεδομένο, όμως, ότι ο στόχος που έχει τεθεί είναι εφικτός, αλλά παράλληλα έχει ωθήσει τα μέλη της ομάδας εκτός του προσωπικού τους comfort zone. Σε περίπτωση που τα KRs λαμβάνουν συστηματικά βαθμολογία κοντά στο 1, σημαίνει ότι πρέπει να επανεξεταστούν και να γίνουν αυστηρότερα, ώστε να παρακινηθεί η ομάδα και να γίνει ακόμη πιο παραγωγική.
Τέλος, συνδυάζοντας τη μέθοδο των OKRs με μια πλατφόρμα project management, όπως πχ. το Asana, μπορείς να παρακολουθήσεις και να αναλύσεις με ακόμα μεγαλύτερη λεπτομέρεια τα KRs και να χρονοπρογραμματίσεις τα tasks που θα πρέπει να υλοποιήσεις για να πετύχεις τα KRs. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε εργαζόμενος θα διαθέτει μια κατεύθυνση ως προς τα tasks που τον αφορούν και θα μπορεί να οργανώνει ακόμα πιο αποτελεσματικά το χρόνο που θα αφιερώσει σε αυτά. Ιδανικά, καλό θα ήταν να συμπεριλαμβάνονται όλες οι καθημερινές δραστηριότητες των μελών της ομάδας στην πλατφόρμα.
Για την καταγραφή και την παρακολούθηση των OKRs στην TopHost, χρησιμοποιούμε τα Google Sheets και το Asana, όμως υπάρχει και κάποια εργαλεία αποκλειστικά φτιαγμένα γι’ αυτόν τον σκοπό, όπως το Perdoo ή το Weekdone.
Διάβασε την παρουσίαση που έκανε ο CEO της TopHost στην ομάδα μας, όταν αποφασίσαμε να υιοθετήσουμε τη μέθοδο των OKRs, για να μάθεις περισσότερα και να εφαρμόσεις κι εσύ τη μέθοδο στην ομάδα σου! Και, βέβαια, περιμένουμε τα σχόλια σχετικά με την εμπειρία σου!
Μπες στη συζήτηση